POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE SUMMA

Última actualización: 27 de mayo de 2025

1. INTRODUCCIÓN Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Bienvenido a Summa (BPO SUMMA). En Summa, estamos comprometidos con la protección de la privacidad y la seguridad de los datos personales que tratamos. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, compartimos y protegemos su información personal.

Para efectos de la legislación colombiana (Ley 1581 de 2012 y normativas complementarias), Summa, con domicilio en Cra. 19b #83-63, Bogotá, Colombia y correo electrónico de contacto contacto@summaavalor.com.co, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta directamente de sus clientes, prospectos, usuarios de su sitio web y empleados.

Cuando Summa presta servicios de externalización de procesos empresariales (BPO) a sus Clientes, actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales que los Clientes (en su calidad de Responsables del Tratamiento) nos confían para la ejecución de dichos servicios. En estos casos, el tratamiento se rige por las instrucciones del Cliente y los acuerdos contractuales específicos (Acuerdos de Tratamiento de Datos).

2. ALCANCE DE ESTA POLÍTICA

Esta Política se aplica a: * Los visitantes de nuestro sitio web bpo.citisumma.com * Nuestros clientes actuales y potenciales (personas naturales o representantes de personas jurídicas). * Cualquier persona cuyos datos personales sean tratados por Summa en el desarrollo de sus actividades comerciales y de marketing directo. * Los datos personales tratados por Summa en calidad de Encargado del Tratamiento, en cuyo caso las disposiciones aplicables se complementarán con los Acuerdos de Tratamiento de Datos suscritos con nuestros Clientes (Responsables).

3. INFORMACIÓN PERSONAL QUE RECOPILAMOS

Podemos recopilar y tratar las siguientes categorías de datos personales:

* **Cuando actuamos como Responsable del Tratamiento:**
    * **Datos de Identificación:** Nombre, apellidos, tipo y número de documento de identidad.
    * **Datos de Contacto:** Dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal, cargo y empresa.
    * **Datos de Navegación y Técnicos:** Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, información sobre su visita a nuestro sitio web (páginas visitadas, tiempo de permanencia), cookies (ver nuestra Política de Cookies).
    * **Datos Profesionales:** Información sobre su empresa, sector, necesidades de servicio.
    * **Datos Financieros:** Información de facturación y pago (cuando contrata nuestros servicios).
    * **Datos de Comunicaciones:** Registros de correspondencia y comunicaciones con nosotros.

* **Cuando actuamos como Encargado del Tratamiento (en nombre de nuestros Clientes):**
    * La naturaleza y categorías de los datos personales que tratamos como Encargado dependen enteramente de los servicios BPO contratados por nuestro Cliente (el Responsable del Tratamiento) y de los datos que éste nos proporcione o nos instruya recolectar. Estos pueden incluir, entre otros, datos de clientes del Cliente, empleados del Cliente, proveedores del Cliente, etc. El tratamiento de estos datos se realiza estrictamente bajo las instrucciones del Cliente y de conformidad con el Acuerdo de Tratamiento de Datos correspondiente.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

* **Cuando actuamos como Responsable del Tratamiento:**
    * Proveer y gestionar nuestros servicios BPO.
    * Establecer y mantener la relación contractual o comercial con nuestros Clientes.
    * Responder a sus consultas, solicitudes, quejas y reclamos.
    * Realizar actividades de marketing y publicidad de nuestros servicios (previo consentimiento cuando sea requerido).
    * Enviar comunicaciones informativas sobre nuestros servicios, eventos o noticias relevantes.
    * Mejorar nuestro sitio web, servicios y la experiencia del usuario.
    * Cumplir con nuestras obligaciones legales, contables y fiscales.
    * Realizar análisis estadísticos y de mercado internos.
    * Garantizar la seguridad de nuestras instalaciones y sistemas de información.

* **Cuando actuamos como Encargado del Tratamiento:**
    * Prestar los servicios BPO específicos contratados por el Cliente (Responsable del Tratamiento), siguiendo estrictamente sus instrucciones documentadas y los fines por él definidos.
    * Cumplir con las obligaciones contractuales establecidas en el Acuerdo de Tratamiento de Datos.

5. BASE LEGAL PARA EL TRATAMIENTO

Tratamos sus datos personales basándonos en una o varias de las siguientes bases legales: * Su consentimiento (Autorización): Para fines específicos como el envío de comunicaciones de marketing, o cuando la ley así lo requiera. * Ejecución de un contrato: Para cumplir con nuestras obligaciones contractuales con usted o para tomar medidas precontractuales a su solicitud. * Cumplimiento de una obligación legal: Cuando el tratamiento es necesario para cumplir con leyes aplicables. * Interés legítimo: Cuando tenemos un interés legítimo en tratar sus datos, siempre que sus intereses o derechos y libertades fundamentales no prevalezcan sobre los nuestros (ej. para mejorar nuestros servicios, prevenir fraudes).

Cuando actuamos como Encargado del Tratamiento, es responsabilidad de nuestro Cliente (el Responsable) asegurar que existe una base legal válida para el tratamiento de los datos personales que nos confía.

6. CÓMO COMPARTIMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL

No vendemos ni alquilamos su información personal a terceros. Podemos compartir su información personal en las siguientes circunstancias:

* **Proveedores de Servicios (Sub-Encargados):** Podemos compartir información con terceros que nos prestan servicios (ej. proveedores de alojamiento web, plataformas de CRM, servicios de análisis, asesores legales o contables), quienes actuarán como Encargados del Tratamiento bajo nuestras instrucciones y estarán obligados a proteger la información.
* **Clientes (cuando actuamos como Encargado):** Compartiremos la información tratada en nombre de un Cliente con ese Cliente, de acuerdo con sus instrucciones.
* **Autoridades Legales:** Si estamos legalmente obligados a hacerlo o si es necesario para proteger nuestros derechos, propiedad o seguridad, o los de terceros.
* **Transacciones Comerciales:** En caso de fusión, adquisición, venta de activos o reorganización empresarial, su información podría ser transferida a la entidad sucesora.
* **Con su Consentimiento:** Podemos compartir su información con otros terceros cuando tengamos su consentimiento explícito para hacerlo.

7. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

Si transferimos datos personales a países que no ofrecen un nivel de protección de datos equivalente al colombiano (o al de su jurisdicción, si aplica), implementaremos las salvaguardas adecuadas (como cláusulas contractuales tipo aprobadas por la autoridad competente o la adhesión a marcos de certificación reconocidos) para garantizar que sus datos personales permanezcan protegidos de acuerdo con esta Política y la ley aplicable.

8. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Hemos implementado medidas técnicas, administrativas y físicas apropiadas y razonables para proteger la información personal contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción, de acuerdo con los estándares de la industria y la legislación aplicable. Estas medidas incluyen controles de acceso, cifrado (cuando sea apropiado), políticas de seguridad, capacitación del personal y acuerdos de confidencialidad.

9. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Conservaremos su información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fue recopilada, para cumplir con requisitos legales, contractuales, contables o de presentación de informes, o para la resolución de disputas. El período de retención específico dependerá de la naturaleza de los datos y las finalidades del tratamiento. Una vez que sus datos personales ya no sean necesarios, los eliminaremos o anonimizaremos de forma segura.

10. SUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS PERSONALES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, usted tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales:

* **Conocer, actualizar y rectificar** sus datos personales.
* **Solicitar prueba de la autorización** otorgada para el tratamiento (salvo excepciones legales).
* **Ser informado** sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
* **Presentar quejas** ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos.
* **Revocar la autorización y/o solicitar la supresión** del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
* **Acceder en forma gratuita** a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Procedimiento para Ejercer sus Derechos: Para ejercer sus derechos, puede enviar una solicitud escrita a nuestro Oficial de Protección de Datos o al área encargada a través de: * Correo electrónico: [Correo Electrónico para Protección de Datos, ej. privacidad@summa.com.co] * Dirección postal: [Dirección Física Completa de Summa, Medellín, Colombia], Attn: Protección de Datos.

Su solicitud deberá contener como mínimo: * Nombre completo y datos de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico). * Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer alguno de los derechos. * Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos personales. * Copia de su documento de identidad o documento equivalente que acredite su identidad.

Responderemos a su solicitud dentro de los términos legales establecidos (generalmente, 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos, prorrogables según la ley).

11. POLÍTICA DE COOKIES

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar su experiencia de navegación, analizar el tráfico y personalizar el contenido. Para más información sobre cómo utilizamos las cookies y cómo puede gestionarlas, por favor consulte nuestra [Enlace a la Política de Cookies, si es un documento separado, o describa brevemente aquí].

12. PRIVACIDAD DE MENORES DE EDAD

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 18 años. No recopilamos intencionadamente información personal de menores de edad sin el consentimiento verificable de sus padres o tutores legales. Si tenemos conocimiento de que hemos recopilado información personal de un menor sin dicho consentimiento, tomaremos medidas para eliminarla.

13. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas de tratamiento de datos o en la legislación aplicable. Le notificaremos cualquier cambio material publicando la política actualizada en nuestro sitio web e indicando la fecha de la última revisión. Le recomendamos revisar esta política regularmente.

14. CONTACTO

Si tiene alguna pregunta, inquietud o solicitud relacionada con esta Política de Privacidad o el tratamiento de sus datos personales, por favor contacte a nuestro Oficial de Protección de Datos o al área encargada:

Summa Attn: Oficial de Protección de Datos Summa
Cra. 19b #83-63, Bogotá, Colombia
contacto@summavalor.com.co
313 261 7461